El ciclo contable es el período de tiempo en el que se registran todas las transacciones que ocurrren en una empresa ya sea mensual, trimestral, semestral o anualmente; el mas usado es el anual.
Los procedimientos del ciclo contable son aquellos pasos que se realizan para mostrar finalmente la información financiera de una empresa.
Sabiendo que una empresa de capital esta compuesta por varios socios y que sus ingresos provienen de las ventas de mercancías o servicios es preciso definir entonces que es un diario y que es un mayor.
El diario es el libro en el que se anotan o registran las operaciones de las empresas al momento de realizar una transacción. Este es conocido también como el libro de primera anotación.
Entre las características de un diario podemos mencionar que posee una primera columna indicando la fecha, luego otra donde se anota el detalle, una tercera que se llama referencia que es donde se anota el número o código que corresponde a la cuenta que se carga; tiene tres columnas seguidas donde aparecera un auxiliar, el débito y el crédito; en el auxiliar se anota el importe de una cuenta que se haya cargado o acreditado y que la misma tenga su cuenta auxiliar; en el débito se anotará el importe que se carga, y en el crédito el importe que se acredita.
El mayor es un libro de segunda anotación el cual recibe la información del diario indicando los débitos y créditos que se realizaron en el diario. Los pases al mayor debe empezar con el pase del asiento débito, se registran los datos en el lado izquierdo de la cuenta débito; en la columna de la fecha, la fecha, en la columna de referencia, el número de la página donde se tomó el asiento, en la columna de valores el importe del débito.
Quedando esto claro presentamos este trebajo el cual define los procedimientos del ciclo contable aplicados a una empresa, sociedad de capital.
DIARIZACION DE LAS OPERACIONES.
Los datos que el contador toma para realizar un asiento se sacan de los documentos origen. Los asientos en el diario son el acto de anotar todas las transacciones de una empresa.
Las operaciones en el diario se registran de la siguiente manera:
Primero se analiza cada operación preguntándose qué aumento o disminución produjo la operación en el activo, pasivo o el capital de la empresa?; luego de tener la respuesta sabremos a qué cuenta debemos cargar o acreditar.
Después de dicho análisis se procederá al registro de la operación en el diario, inicialmente anotamos la fecha en que se realizó la transacción (año, mes y día), luego se escribe el nombre de la cuenta que ha de cargarse, y en el mismo renglón, se anota el importe del débito en la columna de la izquierda y se anota el importe del crédito en la columna de la derecha. Se escribe una breve descripción del documento de origen en la columna nombre de la cuenta inmediatamente debajo de la última partida del crédito. Siempre es recomendable dejar un renglón en blanco después de cada asiento, aunque en los países de habla española no se permite.
El diario cumple tres funciones útiles: en primer lugar, reduce la posibilidad de errores, pues si las operaciones se registrasen directamente en el mayor existiría el serio peligro de omitir el débito o el crédito de un asiento, o de asentar dos veces un mismo débito o crédito. En el diario los débitos y los créditos de cada operación se registran juntos, lo cual permite descubrir fácilmente este tipo de errores; en segundo lugar los débitos y créditos de cada transacción se asientan en el diario guardando perfecto balance, lográndose así el registro completo de la operación en un solo lugar. Además el diario ofrece amplio espacio para descubrir la operación con el detalle que se desee. En tercer lugar, todos los datos relativos a las operaciones aparecen en el diario en su orden cronológico, proporcionando así una historia cronológica de las operaciones de una empresa.
El Código de Comercio en la República Dominicana establece que todo comerciante esta obligado a tener un libro diario que presente por día las operaciones de su comercio. Que será llevado en el idioma español y será foliado, rubricado y visado una vez por año por el juez de lo civil y lo comercial de la jurisdicción del negocio.
DETERMINACION DE SALDOS DE CUENTAS.
La determinación de saldos de cuentas no es mas que realizar los siguientes pasos:
1. Se suma la columna de débitos, anotando el total al pié de la misma.
2 . Se suma la columna de créditos, anotando el total al pié de la misma.
3 . Se anota el saldo en la columna de descripción : en el renglón del último asiento de cargo, si el saldo es deudor; y si es acreedor en el renglón de último asiento.
Si aparece sólo un asiento en cualquier lado o sea, débito y crédito, no es necesario anotar el saldo.
Los saldos de cuentas no son mas que la diferencia entre las partidas deudoras y acreedoras de una cuenta. Es deudor cuando los débitos exceden a los créditos y acreedor en caso contrario.
BALANZA DE COMPROBACION.
Es una lista de todos los saldos deudores y acreedores de todas las cuentas del mayor para comprobar la igualdad, sumándolos en columnas separadas; esto así a consecuencia de que la contabilidad a base de partida doble deriva su nombre del hecho de que el registro de toda operación requiere el asiento de débitos y créditos de una operación que suman igual importe, resulta obvio que el total de débitos de todas las cuentas debe ser igual al total de los créditos.
La balanza de comprobación sirve para localizar errores dentro de un período identificado de tiempo y facilita el encontrarlos en detalle y corregirlos. Es una lista muy conveniente de los saldos de las cuentas que serán empleados en la preparación de los Estados Financieros.
Es útil para comprobar la exactitud matemática del mayor y proporcionar al contador información para preparar los Estados Financieros periódicos, ya que le es mucho más sencillo utilizar los datos de la Balanza que tomándolos directamente del mayor.
HOJAS DE TRABAJO.
Son un medio mecánico, formas columnares que utilizan los contadores como un medio para organizar cómoda y ordenadamente, la información contable que se necesitará en la preparación de los asientos de ajustes, los estados periódicos y los asientos de cierre. Sumarizan los datos que deben ser incluidos en los asientos de ajustes y cierre.
Forma para preparar una hoja de trabajo:
1) Se escribe el encabezamiento en 3 líneas; se centra cada partida del mismo.
2) Se escriben los encabezamientos de las columnas.
3) Se anotan los datos de la Balanza de Comprobación.
4) Asientos de ajustes en las columnas de ajustes. El concepto de cada ajuste está indicado al pié de la hoja de trabajo, con una letra clave que aparece tambIén junto a los débitos y créditos de las columnas de ajustes.
5) Partidas de activos, pasivo y capital a las columnas del Estado de Situación.
6) Partidas de los ingresos y gastos a las columnas del Estado de ingresos.
7) Totalizar columnas del Estado de Ingreso y columnas del Estado de Situación.
8 ) Se calcula y se anota el ingreso neto (o pérdida neta).
9) Se lleva el ingreso neto al crédito de las columnas del Estado de Situación.
10) Se trazan líneas dobles debajo de los últimos totales de las columnas del Estado de Ingresos y Estado de Situación. Estas líneas muestran que todo el trabajo se concluyó y se asume que este correcto.
Las hojas de trabajo sirven como base para preparar:
• El Estado de Resultado
• El Balance General
• Los asientos de ajuste del diario
• Los asientos de cierre del diario
ESTADOS FINANCIEROS.
Los Estados Financieros son documentos esencialmente númericos que a una fecha o por un período determinado presentan la situación financiera de una empresa, los resultados obtenidos en un período determinado y el comportamiento del efectivo. La importancia de los Estados Financieros viene dada por la necesidad de las empresas conocer y dar a conocer su situación determinada generalmente en un período contable de 1 año o menos.
Los Estados Financieros deben cumplir con los requisitos de: universalidad, al expresar la información clara y accesible; continuidad, en períodos regulares; periodicidad, que se lleven a cabo en forma periódica; oportunidad, que la información que consiguen sea rendida oportunamente.
Los Estados Financieros son:
• Estado de Situación o Balance General
• Estado de Ganancias y Pérdidas
• Estado Flujo de Efectivo
Son periódicos porque se preparan tras finalizar cada período contable, que generalmente es de 12 meses. Todos los Estados Financieros deben contener nombre del negocio, nombre del Estado y período que abarca.
Balance General o Estado de Situación.
Muestra la naturaleza y cantidad de todos los activos poseídos , naturaleza y cantidad del pasivo, tipo y cantidad de inversión residual de los propietarios de un negocio. Tiene por objeto rendir un claro y preciso informe a las partes interesadas en la empresa sobre la situación de la misma al final de un año comercial. Se prepara con las cuentas reales de la balanza de comprobación y con el Estado de Utilidades no Distribuidas.
En sus muestras mas complejas, revela la fuente de los fondos utilizados en el negocio y define área a donde fueron aplicados estos fondos.
Los rubros del balance general se clasifican en:
• Activos: suma de bienes, recursos y derechos que posee la empresa
• Pasivos: obligaciones o compromisos que ha adquirido la empresa hacia terceros
Capital o patrimonio: diferencia del activo y el pasivo, representa la inversión o el aporte de socios y empresarios sobre los cuales puedan tener derecho
Estado de Resultado o de Ganancias y Pérdidas.
Este se realiza con el fin de saber cuales fueron las utilidades en un período determinado. El éxito de un negocio se juzga principalmente a través de sus ganancias, no únicamente por cuantía, sino también por la tendencia que manifiestan. Este Estado presenta el exceso de los ingresos sobre los gastos lo que da origen a la utilidad neta y al exceso de los costos y los gastos sobre los ingresos se llama pérdida neta.
Si el resultado es utilidad neta el capital contable de la empresa aumenta, si es una pérdida disminuye.
A pesar de la considerable variedad en el formato básico y en el arreglo de las partidas financieras, en el Estado de Ganancias y Pérdidas es preciso contar con los siguientes datos:
a) Fuentes del ingreso de las operaciones.
b) Principales gastos comerciales de operaciones.
c) Pérdidas y ganancias operativas durante el período.
d) Impuestos sobre ingresos.
e) Utilidades o pérdidas netas que causan efectos a todas las demás partidas de ingresos y gastos del período.
Las secciones análiticas de este Estado son:
1) Categoría de las ventas.
2) Categoría de los costos de mercancías.
3) Categoría de los gasos de operación.
4) Categoría de otros ingresos y gastos.
5) Utilidad o pérdida neta del período.
Este Estado puede incluir los informes a los accionistas para que estos se formen una opinión sobre el progreso de la compañía y la eficiencia de los administradores. Puede presentarse a los bancos apoyando las solicitudes de préstamos para que aquellos puedan juzgar sobre las perspectivas de ganancias de la compañía solicitante.
Los inversionistas pueden valerse de dicho estado para decidir la conveniencia de adquirir, conservar o disponer de los valores emitidos por la sociedad (sus acciones).
Estado de Flujo de Efectivo.
Este estado se prepara analizando todo el movimiento concerniente a las entradas y salidas de efectivos específicos.
Puede definirse como un documento que presenta el impacto que tienen las actividades operativas de inversión y de financiamiento de una empresa sobre sus flujos de efectivo a lo largo de un período contable o fiscal.
El propósito del Estado de Flujo de Efectivo es mostrar la información pertinente sobre los cobros y pagos de efectivo de una empresa durante un período.
La finalidad de este Estado es: evaluar la habilidad de la empresa para generar futuros flujos de efectivo; evaluar la habilidad de la empresa para cumplir con sus necesidades de financiamiento; evaluar las razones de la diferencia entre las utilidades netas y los cobros y pagos de efectivo asociado.
Las actividades de una empresa pueden ser clasificadas atendiendo a los siguientes renglones:
a) Actividades operativas.
1) Efectivo recibido de clientes.
2) Efectivo pagado a proveedores.
3) Efectivo pagado por intereses, etc.
a) Actividades de inversión.
1) Ventas de activos fijos.
2) Adquisición de activos fijos.
b) Actividades de financiamiento.
1) Préstamos públicos.
2) Emisión de acciones.
3) Pago de dividendos.
Estado de Utilidades no Distribuidas.
Las utilidades no distribuidas de una empresa representan la parte del patrimonio social que ha tenido su origen en las ganancias del negocio. Constituyen el exceso de las utilidades totales de la compañía, desde su organización, sobre el total de dividendo que se han distribuido a los accionistas.
Es importante distinguir el capital social de las utilidades no distribuidas y mantener esta distinción en los Estados y las cuentas, en virtud de que el monto de las utilidades no distribuidas generalmente tienen alguna influencia sobre el importe de los dividendos. Además las personas interesadas en los Estados Financieros consideran útil conocer qué parte del capital contable proviene de inversiones de los accionistas, y qué parte es atribuible a la retención de utilidades.
Ilustración I-2.1
- Pasos del ciclo contable
Con el fin de ilustrar el ciclo contable completo, la mayoría de los libros de texto consultados comúnmente incluyen problemas e ilustraciones en los que un negocio opera con períodos contables con duración de un mes, lo que hace suponer que el negocio cierra sus cuentas y empieza un nuevo ciclo de operaciones cada mes. En la vida real, sin embargo, son pocos los negocios que cierran sus libros cada mes; la mayoría de los negocios operan con períodos contables anuales y cierran sus cuentas una vez al año.
A cualquier período contable de 12 meses consecutivos se le conoce con el nombre de período fiscal. El año natural comercial de una compañía se inicia y termina cuando su actividad comercial se encuentra en el nivel más bajo. Por ejemplo, en las tiendas por departamentos el año natural empieza el 1ro. De febrero, después de las ventas navideñas y las ventas de enero, y termina el 31 de enero del siguiente año. Cuando los períodos contables coinciden con el año natural del negocio, los libros se cierran cuando los inventarios y las actividades se encuentran en su nivel más bajo.
A continuación presentamos los estados financieros de la compañía "Sección I, C.A.", es un minorista de productos de limpieza. Los vamos a utilizar para ilustrar los principales pasos del ciclo contable. Este ejercicio representa también un resumen de la exposición del equipo Nro. 01 donde se mencionaron los registros de transacciones, ajustes de las cuentas, elaboración de estados financieros. En las ilustraciones I-2.2, I-2.3 y I-2.4 se muestra el balance general, el estado de ganancias y pérdidas, y el estado de utilidades acumuladas, respectivamente, de la compañía "Sección I, C.A.". El ciclo de Sección I dura un año, pero como lo explicamos anteriormente podría ser de un mes, un trimestre o cualquier otro período, según se desee. Los ejemplos contienen estados financieros comparativos, que presentan datos para dos o más períodos de reporte. Observe que los datos más recientes por lo general se muestran en la primera columna, como en el caso de los datos de la Compañía "Sección I". En una serie de años. Los datos más viejos aparecen en la última columna a la derecha.
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- Ilustración I-2.2
Ilustración I-2.3- Ilustración I-2.4
En nuestro ejemplo debemos considerar que el balance general de la "Sección I" al 31 de diciembre de 1998, como el comienzo del ciclo contable. A continuación se enumeran las transacciones realizadas por la empresa en el período de 1999:
a.- Adquisición del inventario de mercancía a cuenta, Bs. 359.000,00
b.- Entrega de mercancía a clientes que anteriormente habían hecho un pago completo por adelantado de Bs. 5.000,00
c.- Venta de mercancía (todas las ventas a cuenta y excluyendo la transacción b) durante 1999 ascendieron a Bs. 994.000,00
d.- El costo de la mercancía vendida (incluyendo la de la transacción b) durante 1999 fue de Bs. 399.000,00
e.- Efectivo cobrado a cuenta fue de Bs. 969.000,00
f.- El documento por cobrar pertenecía a un cliente industrial clave. El principal de Bs. 288.000,00 será pagadero el 1 de agosto de 2001. Los intereses al 12.5% anual se cobrarán cada 1 de agosto (por calcular).
El efectivo se desembolsó de la manera siguiente por:
g.- Cuentas por pagar Bs. 34.000,00
h.- Salarios. Bs. 200.000,00 incluyendo la cantidad de Bs. 10.000,00 acumulada al 31 de diciembre de 1998.
i.- Impuestos sobre la renta, 56.000,00 incluyendo la cantidad de Bs. 12.000,00 acumulada al 31 de diciembre de 1998.
j.- Intereses sobre un documento por pagar, incluyendo la cantidad de Bs. 9.000,00 acumulada al 31 de diciembre de 1998. Intereses al 10% anual sobre el principal de Bs. 120.000,00 se pagan cada 31 de marzo (por calcular).
k.- Renta, Bs. 130.000,00 por trece meses, que se cargó a renta pagada por adelantado.
l.- Gastos misceláneos, Bs. 100.000,00
m.- Dividendos, Bs. 80.000,00. Se creó una cuenta separada llamada Dividendos Decretados. Por simplicidad, suponga que los dividendos se decretaron y se pagaron el mismo día.
No se elaboraron estados provisionales, por lo que no se hicieron partidas de ajuste hasta el 31 de diciembre de 1999, cuando se reconoció lo siguiente:
n.- acumulación de intereses por cobrar (por calcular)
o.- Los desembolsos hechos por la renta incluyeron la cantidad de Bs. 10.000,00 que se pagó el 31 de diciembre de 1999, perteneciente al mes de enero de 2000.
p.- Acumulación de salarios por pagar, Bs. 24.000,00
q.- acumulación de intereses por pagar (por calcular)
r.- Depreciación para 1999, Bs. 40.000,00
s.- Dos tercios del principal de un documento por pagar se transfieren a documentos por pagar, porción circulante, porque estos dos tercios vencen el 31 de marzo de 2000. El otro tercio será pagadero el 31 de marzo de 2002.
t.- Acumulación de impuestos sobre la renta por pagar. El gasto total por impuestos sobre la renta durante 1999 es del 40% de las utilidades antes del impuesto sobre la renta (por calcular).
Registros en el diario:
Análisis detallado de las transacciones
Una sociedad debe decretar un dividendo antes de pagarlo. El consejo de administración por sí solo tiene la autoridad de decretar un dividendo. La sociedad no tiene ninguna obligación de pagar un dividendo, a menos que el consejo lo decrete; sin embargo, cuando se decreta, el dividendo se convierte en una responsabilidad legal de la sociedad.
Algunas compañías reducen directamente las utilidades acumuladas cuando su consejo de administración decreta dividendos. Sin embargo, como se muestra en la transacción m, otras compañías prefieren utilizar una cuenta "temporal" diferente del capital en acciones (Dividendos Decretados o simplemente Dividendos) para agrupar las cantidades acumulativas de dividendos durante un año dado.
La transacción m resume el efecto global del pago de dividendos por la cantidad de 80.000 a lo largo de todo el año. En la realidad, Bs. 20.000 se hubieran decretado y pagado cada trimestre. Por lo común, los dividendos se decretan en una fecha y se pagan unas cuantas semanas después de haber sido decretados. La "Compañía Sección I" hubiera hecho los siguientes registros durante el primer trimestre, se suponen las fechas específicas:
10/02 Dividendos decretados ........................ 20.000
Dividendos por pagar ................ 20.000
Para registrar el decreto trimestral de dividendos
27/02 Dividendos por pagar ........................... 20.000
Efectivo ...................................... 20.000
Para registrar el pago de dividendos
Los Dividendos por Pagar son un pasivo circulante. Si se elabora un balance general entre la fecha de decreto y la fecha de pago, los Dividendos por Pagar se incluirán en otros pasivos circulantes.
Considere otro ejemplo. El asiento en el diario para un dividendo trimestral recientemente decretado por la Compañía SM sería:
Dividendos decretados ........................... XXXXX
Dividendos por pagar................... XXXXX
Para registrar la declaración de dividendos iguales a
Bs XXX por acción sobre XXX acciones.
La cuenta Dividendos Decretados tendría un saldo normal al lugar de cargos. Este representa una reducción en las utilidades acumuladas y el capital en acciones.
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- Ejercicio Práctico Del Ciclo Contable
- Cierre De Cuentas
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